Pasir Pengaraian. STKIP Rokania adakan Launching E-Office Rokania Aplikasi Surat Menyurat dan Implementasi Email G-Suite Berbasis Domain rokania.ac.id ke seluruh civitas akademik. Kegiatan dihadiri oleh seluruh dosen, pegawai staf kampus Rokania, dan juga ketua BEM dan ketua Hima sebagai perwakilan mahasiswa,  Rabu (3/6/2020) di gedung STKIP Rokania.  Kehadiran e-office ini ialah untuk mempermudah melakukan efisiensi proses administrasi kampus serta meningkatkan performa kinerja STKIP Rokania. Ketua STKIP Rokania, Dr. Desmelati mengatakan bahwa keberadaan sistem e-office ini adalah untuk menggantikan persuratan resmi yang selama ini dilakukan secara manual dengan kertas. Dalam sistem ini, masing-masing user (pengguna), dapat membuat surat untuk kepentingan internal dan eksternal kampus.

“Berbeda dengan persuratan yang dibuat dengan kertas, kan memerlukan koreksi manual. Tapi dengan e-office, koreksi dan keabsahan hanya memerlukan persetujuan yang dilakukan secara online dan bisa dilakukan di mana pun,” kata beliau.

Dijelaskannya, dalam sistem tersebut sudah disiapkan konsep surat, nota, dan undangan. Juga telah disiapkan tombol pada halaman utama untuk menentukan kepada siapa surat, nota, atau undangan itu ditujukan.

“Ini bisa memotong waktu proses administrasi yang biasa dilakukan secara manual. Pemberi disposisi bisa melakukan tugasnya kapan saja dan di mana saja. Karena bisa dibuka melalui perangkat elektronik,” tambah beliau.

Dampak positif lainnya dengan penggunaan e-office ini adalah dapat menghemat waktu dalam pembuatan surat menyurat, dan dapat menghemat anggaran untuk membeli kertas karena tidak lagi menggunakan kertas.

Waka I STKIP Rokania, Adyanata, M.Kom., menambahkan bahwa keuntungan lainnya menggunakan sistem ini, dapat menghemat penggunaan ruangan di kantor karena tidak lagi membutuhkan ruang untuk penyimpanan dokumen.

“Penerapan e-office juga memberikan kemudahan dalam proses pencatatan dan pelaporan dokumen secara online, kemudian, dapat pula dengan mudah mengelola arsip”, kata beliau.

Selain itu, kegiatan ini berisi sosialisasi penggunaan domain rokania.ac.id sebagai email bagi seluruh dosen dan juga mahasiswa. Jadi seluruh civitas kampus punya domain yang sama untuk memudahkan penggunaan e-office dan juga penggunaan email dalam berbagai kebutuhan. Adyanata mengatakan, penyelenggaraan administrasi sebagai suatu sistem merupakan kegiatan penting dalam menunjang tugas-tugas manajemen. Terkait dengan reformasi birokrasi, khususnya dalam aspek  pengelolaan administrasi dapat dilakukan dengan bantuan teknologi informasi yaitu dengan membangun sebuah informasi perkantoran secara elektronik.

“Saat ini tidak bisa dipungkiri kita harus membangun dan melakukan inovasi untuk dapat memanfaatkan teknologi secara lebih positif dalam mencapai tujuan kemajuan pendidikan khususnya di kampus Rokania" katanya.

Waka II, Putra Ginda, M.A menambahkan, secara bertahap STKIP Rokania  menginginkan layanan publik yang cepat dan tepat waktu, salah satunya adalah dengan menggunakan e-office, dimana dengan aplilkasi e-office dalam menjalankan tugas sehari harinya akan lebih efesien khususnya dalam surat-menyurat.

"Jadi kalau dulu pakai surat menyurat kertas direspons beberapa hari, maka dengan e-Office, surat yang masuk bisa direspons dalam hitungan jam. Harus lebih cepat dari biasanya," tegas Ginda.

Bagikan :